Documentos de recolección de información on-line

Hoy día tenemos a nuestra disposición varios recursos para recolección de información a través de la red. Son varias las razones por las cuáles estos documentos nos simplifican y agilizan nuestras tareas diarias y pueden llegar a una mayor cantidad de gente.

Voy a hablar de aquellas herramientas con las que yo he trabajado y puedo recomendar su uso ya que tienen varias ventajas. 

Las he dividido en las siguientes categorías:


1.- Formularios de Registro On line: 

Así luce un Formulario de Registro a un evento

Tiene varias ventajas en el ámbito educativo que son:

• Cualquier persona interesada puede registrarse a tu evento  las 24 horas del día y los 7 días de la semana.
• Puedes recolectar información de los interesados para ofrecerles futuros servicios.
• Al estar en la web llega  a un número mayor de usuarios.
• Si el formulario está insertado o embebido en un blog o página web de la institución puede llegar a tener una mucho mejor acogida.

Personalmente, recomiendo usar los Formularios de Google Drive. Estos tienen las siguientes ventajas:

• No requieres registrarte a ningún programa, únicamente requieres de tener una cuanta de Gmail.
• Es totalmente gratuito.
• El formulario es fácil de usar y en pocos minutos estará creado.
• Puedes personalizarlo con el tema, colores, imágines y videos que más te gusten.
• Puedes añadir varios tipos de preguntas como texto corto, párrafos, opción múltiple, desliza hacia abajo, escala lineal, escala múltiple, fecha, hora, etc.
• Puedes compartir el formulario por email, redes sociales o generar un link para colgarlo en la web.
• Una de las mejores ventajas es que también te permite generar un código html para poder insertarlo en tu web o blog y que sea más visible

 Pueden acceder a un video de tutorial completo de este tema aquí:
http://formared.blogspot.com/2016/06/webinar-gratuita-de-formularios-on-line.html


2.- Encuestas on line:
Son documentos de recogida de información que tiene varias ventajas y aplicaciones en el ámbito educativo

Así luce una encuesta on-line:

El uso y las ventas de las encuestas en educación son:

• Puedes sondear con tus alumnos o clientes preferencias, estilos de vida, productos o servicios en los que esté interesados, etc. De esta forma tendré una base para ofrecer aquello que más les interesa.
• Puedes tener una idea de la aceptación  o no del usuario si estás pensando en ofrecer un servicio o producto nuevo o su reacción ante un cambio en la organización.
• Puedes tener sugerencias, quejas y/o felicitaciones de los usuarios que te dará una pauta para tomar decisiones al respecto.

Yo he usado dos tipos de programas para encuestas: Las del programa I-contact que tienen una versión pagada y las de e-encuesta que son gratuitas. Voy a nombrar brevemente algunas ventajas que tienen el programa e-encuesta:

• Es de uso libre aunque debes registrarte al programa para poder diseñar, lanzar y administrar tu encuesta.
• Tiene varias opciones de tipos de preguntas como una respuesta, varias respuestas, matriz de respuestas, respuesta abierta, ordenación de opciones, rango numérico, etc.
• También puedes añadir logo, imágenes, audio, video, división de página, etc.
• El programa te genera un link que es el que vas a enviar a las personas por mail, por redes sociales o colgarla en un blog para que la gente responda.
• Una vez que llenaron las encuestas puedes ingresar a ver los resultados en el “Analizar encuestas” y te dará un detalle de todas las respuestas, incluso puedes ver gráficos para que puedas analizar mejor la información.

Es importante para la persona que diseña una encuesta, hacer que el usuario se demore lo menos posible en contestarla para que tenga acogida.

Yo recomiendo por eso hacer encuestas que tengan la mayoría de respuestas de opción múltiple y solo las necesarias que la persona complete.

3.- Cuestionarios de evaluación

Son documentos de recogida de información donde vamos  a obtener los resultados después de haber concluido un programa o evento. Por ejemplo, yo utilizo un cuestionario de evaluación al terminar el curso. Esto, me va  a dar una pauta si les gustó el curso, el instructor, los salones, la dinámica, la comida, etc. Los test en línea son una de las aplicaciones más utilizadas en este campo de los docentes para tomar pruebas o exámenes a los estudiantes sin embargo en este post nos referiremos específicamente a los cuestionarios de evaluación de un programa, o de un evento específico

Así luce un cuestionario de evaluación:

Las principales ventajas de los cuestionarios de evaluación son las siguientes:

• Poder tener una evaluación cuantitativa y cualitativa al concluir determinado programa.
• Poder tomar decisiones a partir de las apreciaciones de las personas para seguir mejorando.

Es recomendable para crear los cuestionarios de evaluación on line:

• Hacer la mayoría de respuestas con escala numérica de satisfacción. Por lo general la pregunta deberá ir de esta manera:

Siendo 1 la menos valorada y 5 la más valorada seleccione la importancia de los siguientes documentos de recolección de información on-line en su actividad profesional.

• Cada evento o programa tendrá sus propios criterios de evaluación, les dejo un ejemplo de ficha de evaluación de material didáctico para que puedan apreciar los criterios aquí planteados.

 Ficha de evaluación de material didáctico

Para realizar estos cuestionarios, también utilizo la herramienta e-encuesta, mencionada anteriormente en las encuestas on-line.

4.- Suscripción a un boletín de email marketing: 

Son documentos de recogida de información donde el usuario se registra para recibir actualizaciones de nuevas publicaciones en la página como por ejemplo nuevas entradas a un blog o suscripción a boletines de email marketing que hagan en una institución.

Así luce un formulario de suscripción a un boletín:

Podemos encontrar servicios gratuitos de suscripción a blogs como por ejemplo Feedburner en los blogs de Google, incluso Blogger, ya añadido un gadget para quienes diseñen su blog puedan añadir gratuitamente este servicio.

Cuando es suscripción a boletines de email marketing, podemos encontrar variedad de programas donde podemos diseñar newsletters, administrar contactos, envío de mails a contactos, crear formularios para suscripción, etc.

 Aquí vale recalcar que si bien podemos encontrar algunas opciones gratuitas de software para realizar este servicio, esta versión es limitada ya que no todas las funciones van a estar habilitadas para esta versión.

Yo he utilizado el email marketing del i-contact (versión pagada) para tener acceso a estas funciones. Una de ellas es que también puedo diseñar mi formulario de “suscríbase a nuestra lista” el mismo que pego en cada entrada de mi blog relacionada con el tema de mis boletines.

Podemos utilizar estos programas de recolección de información para otros propósitos como test calificados, invitaciones a eventos, etc. En otra publicación comentaré  más ampliamente de los programas para diseñar material didáctico como ejercicios o test en línea.